Organizzare un evento è un’esperienza importante, emozionante, gratificante. Attenzione però a non sottovalutarlo né sopravalutarlo: se da un lato è infatti indispensabile affrontare l’organizzazione con la massima serietà e cura, dall’altra è alttrettanto vero che spesso l’investimento di costi e di tempo è minimo rispetto al possibile ritorno. Una cosa su tutte: grande o piccolo che sia, l’evento che state per affrontare è il VOSTRO evento, una vostra creatura, per voi che lo organizzate è l’appuntamento più importante dell’anno. Affrontatelo quindi con tanta passione e con il massimo impegno. Primo passo: fissare l’obiettivo da raggiungere e il budget a disposizione; chiariti questi due punti si può iniziare la progettazione.
Obiettivo. Lanciare un nuovo prodotto, organizzare una fiera, uno spettacolo, un meeting, ma anche una manifestazione no profit, dall’evento dovete avere un ritorno. Quantificate cosa volete ottenere (introiti, offerte, immagine) e consideratelo il vosto obiettivo primario. Per ottenere questo è indispensabile che tutti i dettagli vengano accuratamente studiati e gli imprevisti vengano… previsti. Sarà poi l’esperienza ad impedire il ripetersi di eventuali errori, ma attenzione: un evento coinvolge decine o centinaia o migliaia di persone e la buona riuscita dipende dalla serietà dell’organizzazione.
Budget. Qual è la vostra disponibilità economica? Potete fare affidamento su finanziamenti pubblici? Avete sponsor che coprano le spese? L’investimento deve essere in linea con le proprie possibilità, mai affidarsi alla provvidenza o al buon cuore di qualcuno, fare clamorosi “buchi” è più facile di quanto possa sembrare. Meglio se fra gli organizzatori è inserito anche un buon contabile. Oltre alle attrezzature e ai servizi non dimenticate la comunicazione, indispensabile per avere successo.
Staff. Volontari o remunerati? Non è solo un problema di denaro. Riuscire a motivare e a far funzionare uno staff di collaboratori dipende più dalla vostra capacità organizzativa che dalla retribuzione promessa. Create un clima di collaborazione, trasmettete la vostra passione, fate incontri e riunioni, ascoltate i consigli di tutti, delegate e responsabilizzate quanto più possibile: avrete un lavoro di squadra, dove ogni elemento sarà coinvolto personalmente nella buona riuscita dell’evento.
Location. Una piazza storica, un giardino, una villa… il luogo può fare la differenza. Se non disponete di strutture fisse, le coperture leggere saranno la soluzione ideale. Possono essere collocate senza danno anche in contesti di elevato valore artistico o paesaggistico; possono essere usate solo come punto di ristoro o ospitare migliaia di persone; possono essere personalizzate e rese accoglienti con arredi, addobbi e decori. Valutate attentamente gli spazi a vostra disposizione e ricordate che si può coprire e valorizzare qualunque superficie.
Target. L’evento è rivolto ai ragazzi o alle famiglie, agli sportivi o ai manager? Che partecipazione vi aspettate? Focalizzate le aspettative del vostro pubblico e cercate di offrire ciò che si aspetta. Per una festa paesana panche e tavoli di legno saranno all’altezza delle aspettative, per una cena di classe saranno indispensabili tavoli elegantemente imbanditi, controssoffitti, piante e decori. oltre naturalmente ad un servizio impeccabile. Create una lista di invitati, senza dimenticare personalità, amministratori, autorità, giornalisti. Anche se l’ingresso è a pagamento, non lesinate sugli inviti importanti: un personaggio di spicco darà risonanza e prestigio all’evento, i mezzi di informazione lo faranno conoscere.
Stagione. Ogni periodo dell’anno ha i suoi problemi: l’importante è prevederli ed affrontarli. Se non disponete di strutture fisse, ricordate che un capannone adeguato può risolvere inconvenienti di maltempo, di freddo, e anche di troppo caldo. Riscaldamento a pavimento o ad aria, condizionamento e climatizzazione non sono più problemi: il vostro fornitore vi offrirà suggerimenti utili per rendere l’ambiente accogliente in qualunque stagione.
Comunicazione. Far conoscere l’evento è vitale per avere affluenza di pubblico. Se disponete di budget sufficienti potete pensare ad una campagna pubblicitaria completa, utilizzando tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio, sito web. In caso contrario potete fare affidamento su pieghevoli di presentazione e locandine da distribuire nei locali pubblici o da recapitare alle famiglie. Utilizzate creativamente anche i new media, internet, sms, e-mail, coinvolgete i vostri collaboratori nella distribuzione e nella diffusione del messaggio, cercate di creare interesse ed aspettativa. Importante avere un ufficio stampa, inviate comunicati ai mezzi di informazione, organizzate conferenze stampa di presentazione, invitate giornalisti all’inaugurazione.
Fornitori. Acquisto o noleggio? Se l’evento è annuale meglio pensare ad un investimento per il futuro. Importante comunque affidarsi a fornitori qualificati e certificati, che garantiscano personalmente puntualità, professionalità, qualità. Buoni fornitori sono fondamentali per una buona riuscita.
Catering, animazioni, spettacoli. Dalla risottata al buffet alla cena di gala, meglio affidarsi a professionisti o a ditte di catering. Esistono ditte specializzate in ogni tipo di servizio, ma attenzione: il costo va di pari passo con la qualità. Se il budget è limitato, meglio un buon buffet che una cena mediocre. Animazioni per bimbi, cantanti, dj, fantasisti potranno intrattenere piacevolmente gli ospiti e dare un tocco di originalità anche ad eventi della massima serietà.
Fotografia, video: E per finire, non dimenticate i servizi fotografici dell’evento, un’indagine su cosa correggere e migliorare, i ringraziamenti agli invitati e ai collaboratori. E, perché no, un gadget di ricordo.
